時間の種類 |
週40時間、1日8時間という
限られた時間の中で、
一体何をするべきなのだろうか?
まず仕事として
行なうべき業務内容を決定しなければならない。
そのためには
「4つの時間の種類」を知る必要がある。
「時間のマトリックス」と聞けば、
ご存知の方も多いと思う。
私は10年前に
ピープルビジネススクールで
初めてこの概念に出会った。
私自身、この概念を知ってからも、
2年ぐらいはピンと来なかったが、
現在はこの重要性ばかり人に話している。
本来、この概念は、
過去200年に渡って成功者を研究した
コヴィー博士の「7つの習慣」から来ている。
詳細は書籍の中の「時間のマトリックス」を参照いただきたい。
さて時間の種類だが
下記のように4つの領域に分類される。
大きくは左半分の「緊急なこと」と
上半分の「重要なこと」に分類される。
我々が注意しなければならないのは、
第1領域の「緊急かつ重要なこと」である。
これは問題や危機への直面を表している。
整骨院経営者は日々、
患者さんの治療や対応に追われ、
月末になればレセプト作成に追われる。
さらにクレーム発生や、
スタッフの退職などに忙殺されると、
第1領域中心の生活となる。
この第1領域は
徐々に拡大し生活を圧倒するようになるのだ。
そうなると、心身の疲労が蓄積していくことになる。
私自身も開業当初は、
患者さんが待合室に多く並ばれていることや、
治療の順番が詰まっている忙しさに、
変な安堵感を持ったものだった。
しかし、
次第に疲労は蓄積し、
週末の土曜夕方からは放心状態となり
そのまま休日を過ごすことも多かった。
また一方で、
「いつも忙しい」と思い込んでいるが、
実際は、第3領域の「緊急であるが重要ではない」ことに
時間をとられていることも多かった。
実際には経営には全く関係のない会合や
効果のない勉強会などに追われて、
第3領域の忙しさに満足し、
「俺は頑張っている」と錯覚しているのだった。
気をつけなければいけないのは、
第1領域中心の生活では「燃え尽き症候群」に、
第3・4領域中心では「無責任・依存的生き方」になってしまうのだ。
どの分野でも
実際に成功している人は、
第2領域に自分の時間とお金を投資している。
では、
経営においての第2領域とは
どのようなことを意味するのだろうか。
簡単にまとめると以下のようなことになる。
・スタッフとの人間関係作り(レクリエーション)
・定期的なミーティングの開催
・治療のための準備や計画
・翌月のスケジューリング
・効果的な勉強会への参加
・権限委譲のためのトレーニング
・業務改善や整理整頓
・健康管理のため運動
等々
ここまでの話しなら、
時間管理の本やセミナーなどを通して
知っている方も多いだろう。
しかし問題は、
日々の忙しさゆえに、
わかっていても第2領域に
手を付けられないという実情ではないだろうか。
以前の私も
「ミーティングをやらなければ・・・」
と必要性がいつも感じているのだが、
思っているうちに数ヶ月経ってしまっていた。
あるいは、
日々の業務に追われて
来月のスケジュールも立てておらず、
スタッフが遠慮がちに、
「来月の連休はどうなるのでしょうか?」
と聞いてこられて、腹を立てたりしていた。
「何とかしなければ・・」と気持ちはあせるのだが、
いくら「時間管理」の本を読んでも、
具体的な解決方法はさっぱりわからなかった。
だが、
「マネジメント」をすることを学ぶようになってから、
何をするべきかがわかるようになってきた。
では、
時間管理のための「マネジメント」をするために
どのようなことから手を付ければいいのだろうか?
具体的な方法を、
次回のテーマとしたい。